Envoyer une facture Stripe en facture électronique, étape par étape

Ce guide part d'une facture déjà émise dans Stripe et la suit jusqu'à sa livraison chez votre client, sous forme de facture électronique. La facture transmise est celle de Stripe, avec le même numéro et les mêmes montants.

1. Finaliser la facture dans Stripe

Seules les factures et les avoirs finalisés peuvent être envoyés, pas les brouillons. Un brouillon peut encore changer de numéro ou de montant, alors qu'une facture électronique fait foi : son numéro et ses montants arrivent tels quels dans le logiciel de votre client. Finalisez-la dans Stripe comme vous le feriez avant d'envoyer le PDF.

Pour corriger une facture déjà envoyée, on émet un avoir dans Stripe, qui s'envoie de la même façon.

2. Vérifier les informations de votre entreprise

Les informations de votre entreprise sont la cause d'échec la plus courante. Votre profil (raison sociale, numéro de TVA ou SIREN, adresse, pays) est repris tel quel comme fournisseur sur la facture structurée, et un numéro de TVA manquant ou une adresse incomplète peut faire rejeter la facture avant sa transmission.

Peppost reprend ces informations de Stripe à la connexion. Jetez-y un œil avant votre premier vrai envoi. S'il manque quelque chose, corrigez-le dans Stripe, pour que Stripe et vos factures électroniques restent identiques.

Côté client, enregistrez le numéro de TVA de chaque client professionnel sur sa fiche client Stripe : il sert à adresser la facture à la bonne entreprise.

3. Connecter Stripe à Peppost

Vous ne le faites qu'une fois. La connexion se fait avec votre compte Stripe : Peppost ne voit jamais vos clés secrètes Stripe, seulement un accès limité que Stripe délivre. Les informations de votre entreprise sont reprises automatiquement, et vos factures et avoirs finalisés apparaissent, prêts à être envoyés. Un compte Stripe en mode test fonctionne de bout en bout : vous pouvez faire un essai complet avant d'envoyer une vraie facture.

4. Vérifier l'identité d'un représentant légal

Cette étape ne concerne que les sociétés françaises, et ne se fait qu'une fois. Avant votre premier envoi, l'un des représentants légaux inscrits au registre des entreprises vérifie son identité : dans Paramètres → Identité, choisissez Vérifier mon identité. Stripe Identity demande une photo de votre carte d'identité ou de votre passeport, et un selfie ; cela prend quelques minutes.

Votre premier envoi soumet ensuite la vérification à examen. Cet envoi n'est pas transmis : les envois sont refusés jusqu'à l'approbation. Vous êtes prévenu par e-mail de l'approbation comme du refus, puis vous renvoyez la facture.

5. Vérifier le destinataire et envoyer

Avant l'envoi, Peppost vérifie à partir de ses identifiants que votre client peut recevoir la facture électronique : s'il ne peut pas la recevoir, Peppost vous l'indique et aucun crédit n'est débité.

Le destinataire confirmé, vous envoyez. Peppost construit la facture structurée à partir des données Stripe, y joint le PDF Stripe comme version lisible, et la transmet par une plateforme agréée. Un crédit est débité par envoi. Le chemin exact, bouton par bouton, est dans le guide d'envoi.

Ce que signifient les statuts

Chaque envoi affiche l'un de ces statuts :

Envoyée : la facture a quitté Peppost et a été acceptée par la plateforme qui la transmet.
Livrée : la plateforme de votre client a accepté la facture. Seul ce statut confirme que la facture est arrivée.
Échec : la facture a été rejetée en cours de route. Si l'échec survient avant la transmission, le crédit est remboursé automatiquement. Le message d'erreur d'origine est affiché ; le plus souvent, c'est une information fournisseur qui n'a pas passé les contrôles, ce qui ramène à l'étape 2.

Si un envoi reste en Envoyée, le bouton Vérifier le statut interroge le réseau et met le statut à jour.

Pour le contexte réglementaire, voyez la réforme de la facturation électronique, et pour les tarifs, la page des prix.